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Auch wenn sich durch Corona vieles verändert hat, kommen die meisten alten Bekannten häufig auch nur mit einem schicken neuen Namen daher: Wer früher zu „Humankapital“ verdinglicht wurde, gehört heute einer systemrelevanten Berufsgruppe an, was sich neuerdings mit der Bezeichnung „kritische Medien“ schmückt, hat schon eine lange Karriere als „Schmierblatt“ hinter sich, und während es früher schlicht hieß „ich mach das von zuhause aus“, sprechen jetzt alle vom „Home Office“.

Die inflationäre Verwendung der Vokabel täuscht darüber hinweg, dass sich die meisten Berufe gar nicht zuhause ausüben lassen – oder zumindest nicht am Schreibtisch – während für andere Home Office schon immer zum Alltag gehörte. Studierende haben es praktisch miterfunden. Darum sind die erprobten Tips zum Home Office auch in der Ratgeberliteratur für Studienanfänger zu finden. So natürlich auch in „Organisella“, woraus wir in unserem heutigen Blogbeitrag die „Auf-einen-Blick“-Zusammenfassungen vorstellen, zusammen mit einigen ergänzenden Hinweisen von Margarete Stokowski und Annika Flatley, wie die Arbeit im Heimbüro besser läuft.

Der größte Teil der Arbeit im Home Office unterscheidet sich nicht großartig von der Arbeit im Büro. Es handelt sich überwiegend um Schreibtischarbeit, auch wenn sie nicht zwangsläufig am Schreibtisch stattfinden muss, und sie unterliegt den gleichen Regeln in Hinblick auf Produktivität, Konzentration, Selbstorganisation, Zeitplanung, Umgang mit Stress etc. Allerdings müssen diese Regeln an teilweise völlig andere Rahmenbedingungen angepasst werden. Zuhause können wir uns deutlich mehr Freiheiten in der Arbeitsgestaltung erlauben, unterliegen weniger Kontrolle von außen, genießen einen höheren Grad an Selbständigkeit, müssen aber auch mehr Selbstkontrolle aufbringen. Das macht die Arbeit im Home Office theoretisch zur bestmöglichen Form der Arbeit, trägt ihr aber auch den Ruf ein, keine „richtige“ Arbeit zu sein. Nicht nur Studierende, auch kleine Selbständige, für die Solo-Schreibtischarbeit Alltag ist, können ein Lied davon singen.

Anders als im Büro haben wir zuhause mehr Möglichkeiten, den Arbeitsplatz zu wechseln. Vielleicht in Abhängigkeit von der Form der zu erledigenden Arbeit. Wer z.B. längere Texte lesen muss, macht das nicht unbedingt am Schreibtisch, sondern zieht sich eventuell in einen gemütlichen Sessel zurück. Mit dem Notebook lässt sich auch auf dem Sofa oder im Bett schreiben. Dabei sollte aber bedacht werden, dass die Körperhaltung dabei meist ungünstig ist und zu Verspannungen sowie Gelenk- und Kopfschmerzen führen kann. Gegen das Arbeiten im Bett spricht aber auch, dass wir dort nicht nur schreiben, sondern meist noch andere Dinge tun. Somit haben wir keine klaren Anhaltspunkte dafür, wann die Arbeit anfängt oder aufhört, was leicht das Gefühl vermittelt: „Ich war den ganzen Tag im Bett und habe nichts geschafft.“ Besser ist es darum, sich Routinen einzurichten: Feste Orte für bestimmte Tätigkeiten.

Arbeitsplatztipps auf einen Blick

  • Für ausreichend Licht sorgen, das weder blendet noch ungünstige Schatten wirft.

  • Der Stuhl sollte bequem sein und zu einer guten Haltung verhelfen.

  • Alles, was zum Arbeiten benötigt wird, hat seinen Platz auf dem Schreibtisch und darin.

  • Regelmäßiges Aufräumen (am Abend, vor dem Wochenende) sorgt für einen einladenden Arbeitsplatz.

  • Stauraum schaffen: Für alles, was regelmäßig gebraucht wird, aber nicht ständig auf dem Schreibtisch liegen soll.

  • Motivation: Dinge in Sichtweite des Arbeitsplatzes, die ermuntern und (wieder) aufbauen.

Prokrastination: Das hinterhältige am Home Office ist, dass das häusliche Umfeld mehr Möglichkeiten bietet sich abzulenken, Dinge zu erledigen, die uns in dem Moment unheimlich wichtig erscheinen, aber nicht wirklich etwas mit der Arbeit zu tun haben. Und zuhause müssen wir uns nur vor uns selbst rechtfertigen, wenn wir geplante Arbeit aufschieben oder unterbrechen, wenn wir prokrastinieren. Unseren eigenen Ausrede gegenüber sind wir meist ein viel zu milder Richter. Natürlich, um die Arbeit richtig gut machen zu können, brauchen wir unbedingt eine neu, ganz spezielle App, müssen also erstmal online 27 Bewertungen vergleichen. Oder der Schreibtisch muss dringend aufgeräumt, Stifte gespitzt und nach Farben sortiert, die Tastatur desinfiziert…

Nein, müssen sie nicht! Stattdessen schlägt Margarete Stokowski vor: „… erledigen Sie erst mal ein paar Sachen, eine Stunde oder mehrere, egal, und dann räumen Sie auf, wenn es nötig ist.“

Gegen Aufschieberitis hilft ein Zeitplan. Darin können auch gern Aufgaben stehen wie Fensterputzen, Staubsaugen oder Software auswählen. Aber alle Aufgaben sollten nach Dringlichkeit sortiert und erst dann erledigt werden, wenn sie an der Reihe sind.

Zeitplanung auf einen Blick

  • Alle Informationen an einem Platz zusammenfassen (Kalender oder Smartphone)

  • Aufgaben in einem To-Do-Listenbuch sammeln

  • Aufgaben des Alltags in Kategorien einteilen

  • Jeder Kategorie eine Farbe zuordnen

  • Termine farblich passend eintragen und mit einem Rahmen versehen

  • Pausen einplanen

  • Lücken mit Aufgaben füllen

Motivation. Aller erledigten Aufgaben auf der To-do-Liste sollten deutlich sichtbar als „erledigt“ markiert werden, vielleicht in einer bestimmten Farbe. So verwandelt sich die To-do-Liste Schritt für Schritt in eine Have-done-Liste. Auch das motiviert.

Eine gute Arbeit hat Lob verdient, und wenn uns zuhause niemand lobt, müssen wir das selbst übernehmen, indem wir uns schon vorher eine angemessene Belohnung versprechen. Etwas Süßes vielleicht, Musik, ein Buch, das wir schon länger lesen wollten?

Motivationstipps auf einen Blick

  • Ziele erkennen und den Weg dorthin bestimmen

  • Visuelle Erinnerungen dienen als Wegweiser zu den Zielen

  • Aufgaben organisieren, To-Do-Listen erstellen

  • Überforderung vorbeugen

  • Routinen erleichtern das Abarbeiten alltäglicher Aufgaben

  • Pausen nicht vergessen

Zeitplanung. Home Office ist mit eigenen zeitlichen Herausforderungen verbunden, z. B. die Betreuung von Kindern oder fixe Zeiten mit dem Partner, die durch berufliche Verpflichtungen vorgegeben sind. Aber auch wenn diese nicht der Fall ist, sollte man einen festen Zeitplan aufstellen und den Tag inhaltlich planen. Wer die eigenen produktivsten Stunden kennt, kann dieses Wissen nutzen und schafft in dieser Zeit viel mehr.

Strategien zum Zeitsparen auf einen Blick

  • Zeit effektiv auf verschiedene Aufgaben aufteilen

  • Aufgaben erkennen und Prioritäten setzen

  • Realistisch den Umfang von Aufgaben einschätzen

  • Timer nutzen, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren

  • Feste Mailzeiten

  • Programme und Apps nutzen, um Gruppenarbeit zu optimieren

  • Die eigenen Konzentrationsphasen kennen und nutzen

Pausen. Unsere persönliche Konzentrationsspanne ist von der Art der zu erledigenden Arbeit und der Tagesform abhängig. Wenn die Gedanken beginne, auf Wanderung zu gehen, ist es ratsam, eine kurze Pause einzulegen – wer unkonzentriert ist, macht eher Fehler – oder auch zu einer anderen Arbeit zu wechseln, die weniger Ansprüche stellt, keine kreativen Einfälle fordert, sondern einfach „abgearbeitet“ werden kann.

Pausen sollten nicht dort verbracht werden, wo man arbeitet, sondern ihren eigenen Ort haben. Falls am Arbeitsplatz Pausen ein soziales Ereignis waren, vielleicht ein Treffen in der Teeküche mit privatem Austausch oder eine Raucherpause, ist es gut, sich solche Rituale zu bewahren und sich z.B. zu festen Zeiten auf Kaffee und Geplauder via Skype zu verabreden.

Damit sind wir auch schon bei dem wichtigsten Unterschied zwischen Home Office und dem Büroalltag: der sozialen Vereinsamung. Digitale Medien bieten inzwischen großartige Möglichkeiten, sich mit Kolleg*innen fachlich auszutauschen, über Arbeitsabläufe trotz größere Entfernungen zu kommunizieren, Daten zu übermitteln. Es gibt unzählige Messenger und Video-Chat-Tools, Cloud Speicherdienste, um Daten zentral abzulegen, Angebote für den Transfer großer Datenmengen und Projektmanagement-Tools, um gemeinsame Projekte online zu planen und den Überblick zu behalten.

Stressmanagement auf einen Blick

  • Ein Zeitmanagement haben. Sich Tage für Faulenzen, Spaß und Ausruhen erlauben und einplanen

  • Gerade für Morgenmuffel: Sich am Abend zehn Minuten Zeit nehmen, um Dinge für den nächsten Tag zurechtzulegen

  • Die kleinen Dinge des Lebens genießen

  • Bewegung – regelmäßiger Sport hilft beim Stressabbau

  • Lacht so oft ihr könnt

  • Sich (Aus-)Zeit für Natur und eigene Kreativität nehmen und Abstand gewinnen

  • Positiv denken

  • Habt euch selbst gern und verzeiht euch eure Fehler. Wieder aufstehen, wenn mal was schief läuft.

  • Genug schlafen

Stressabbau: Gerade die Fülle digitaler Medien und Kommunikations-Apps stellt aber auch eine Quelle für Stress dar. Das Smartphone vibriert, Jan meldet sich auf Whatsapp, Insta teilt mit, dass Melli seit zwei Stunden endlich mal wieder was hochgeladen hat, ein Britischer Bank mailt, er habe 13,5 Mio. Pfund auf einem Konto gefunden und wisse nicht, wohin damit… Hier können Programme helfen, die bewusst schlicht gehalten sind, z.B. Schreibsoftware ohne aufploppende Fenster unzählige Gestaltungsoptionen, oder Apps, die für eine festgelegte Zeit Social Media, eingehende Mails oder Youtube blockieren.

Nicht mehr in Büro zu müssen sorgt dafür, dass das tägliche Bewegungspensum bei vielen Menschen drastisch reduziert wird. Ein Spaziergang, wenn auch nur von einer halben Stunde, sollte in jedem Zeitplan noch Platz finden.

Was über die berufliche Kommunikation gesagt wurde, gilt natürlich auch für den privaten Bereich. Video-Chat-Tools sind eine hervorragende Möglichkeit, der Einsamkeit, nicht nur bei sich selbst, entgegenzuwirken und so sogar Stress abzubauen. Auch der Arbeitstag im Home Office sollte ein klar definiertes Ende haben. Feierabend! Was spricht dagegen, diesen mit einer regelmäßigen Verabredungen zu virtuellem Kaffeetrinken, einem Feierabendbier oder einfach einem entspannten Klönschnack zu markieren? Man sieht sich!

Quelle: Ella TheBee, „Organisella